2020-2021 Akademik Yılı 1. Başvuru Dönemi’nde Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği programı ile (1 Akademik Yıl veya Güz Dönemi için) yurt dışına gitmeye hak kazanmış sevgili öğrencilerimiz,

An itibariyle tüm dünyada yaşanan pandemi sebebi ile 13 Mart 2020 tarihinde alınan YÖK Kararı ile, Ulusal Ajans’ın da duyurduğu üzere, tüm Erasmus Hareketlilikleri ikinci bir duyuruya kadar askıya alınmış durumdadır. Bu durumun ne zaman sona ereceği ve hareketliliğe tekrar ne zaman izin verileceği ise belirsizliğini korumaktadır.

Ancak sürecin ne zaman normale döneceğini de öngöremediğimiz için yakın bir tarihte salgın sona erer ve normal hayata geçer isek diye herhangi bir mağduriyet yaşamamanız adına yerleştirilme yapıldığınız okullara e-posta yoluyla ve (isteyen okullar için) online olarak isimlerinizi bildirmiş bulunuyoruz. Bu işleme nomination deniliyor. 

Bu aşamadan sonra, nomination işlemlerinizin yapılmış olduğu karşı kurumlar sizlerle, Koordinatörlüğümüze yaptığınız Erasmus başvuruları esnasında kullandığınız kişisel e-posta veya @hacettepe.edu.tr uzantılı e-posta adresiniz yolu ile iletişime geçerek yapmanız gereken işlemler hakkında bilgi vereceklerdir. Bazı kurumlar ise bize geri dönüşte bulunmakta veya öğrencilerin karşı kurumun web sitelerinden bu bilgileri edinmelerini beklemektedirler. Dolayısıyla Erasmus yerleştirmeleri yapılmış olan tüm öğrencilerimiz mutlaka gidecekleri kurumun web sayfasındaki ilgili Erasmus sayfasını okumalı ve bu süreçte ne yapmaları gerektiğini mutlaka öğrenmelidir. Bu konudaki sorumluluğun siz öğrencilerimize ait olduğunu hatırlatmak isteriz.

Öğrencilerimizin gidecekleri okullara göre Incoming Student olacakları okulun Erasmus web sayfasından bu konu ile ilgili “Application Procedure” kısımlarını takip etmeleri gerekmektedir. Ayrıca bazı okullar gerekli tüm açıklamayı web sayfalarında yaptıkları için öğrencilerin buradan bilgi alıp belgelerini hazırlamasını beklerler. Bu nedenle henüz gideceği okuldan yanıt almamış öğrencilerimiz öncelikle okulun web sayfasını incelemelidir. Bazı okulların son başvuru tarihi (application deadline) ise daha geç olduğu için size ileri bir tarihte dönüş yapabilirler.

 Yukarıda belirttiğimiz üzere, bu aşamadan sonra yerleştirildiğiniz okullar sizler ile kendileri için hazırlamanız gereken başvuru evrakları hakkında iletişime geçeceklerdir. Bunu e-posta yoluyla yaparlar. Dolayısıyla lütfen e-posta adreslerinizi her gün kontrol ediniz. 

Bu süreçte sizlerden onların göndereceği başvuru formlarını (application forms), transkriptinizi ve dil belgenizi kendilerinin belirttiği son tarihe kadar yollamanızı bekleyeceklerdir. Bu son tarihleri sizlere gönderdikleri e-maillerde mutlaka belirtirler. 

Yine sizlere orada kalacağınız yerlerle ilgili olarak okul yurdu veya kalacak alternatif yer olanakları ile ilgili başvuru formları göndereceklerdir. Bu aşamada dikkat etmeniz gereken en önemli şey, şu anda HARCAMA yapmanız halinde eğer gidemezseniz bu harcamalar için herhangi bir HİBE DESTEĞİ VERİLEMEYECEĞİ ve yaptığınız harcamaların geri ödemesinin mümkün olmayacağıdır. Dolayısıyla lütfen YÖK’ten yapılacak olan “Erasmus Hareketlilikleri tekrar başlayabilir” açıklaması gelinceye kadar aslında Erasmus Hareketliliklerinin fiilen gerçekleşmeyeceğinin bilincinde olunuz ve şu anda herhangi bir harcama yapmayınız. Eğer kalacağınız yerler ile ilgili olarak sizlerden depozito vermeniz isteniyor ise, gideceğiniz kurumlardan bu depozitoyu yatırmak için mümkünse süre isteyiniz. Bu süreç içerisinde herhangi bir harcama yaptığınız takdirde bu yapılan harcamanın Koordinatörlüğümüz tarafından geri ödenmesininin mümkün olmayacağını önemle hatırlatırız.  

Tekrar hatırlatmak gerekirse, yapılan nomination işlemi sadece pandemi sona erer ve YÖK Erasmus Hareketliliklerine tekrar izin verirse geçerli olacaktır. Şu anda yaptığımız nomination işlemini yapmamış olsaydık Erasmus hareketliliklerinin serbest bırakılması durumunda nomination son tarihlerini kaçırmış olurduk ve hareketliliklerden daha önce planlandığı gibi Güz Dönemi’nde faydalanmanız mümkün olmazdı. Dolayısıyla tamamen tedbir amaçlı olarak nomination işlemlerinizi gerçekleştirdiğimizin altını çizmek isteriz. 

2020-2021 Akademik Yılı 1. Başvuru dönemi için karşı kurumlara bildirim (nomination) işlemlerinizi 30.04.2020günü itibariyle tamamlamış bulunmaktayız. Gideceğiniz kurumlara yolladığımız e-postalar, Koordinatörlüğümüzden baris.cavusoglu@hacettepe.edu.tr ve cetins@hacettepe.edu.tr uzantılı adreslerden  gönderilmiştir.

Size karşı kurumdan gönderilen e-postalarda yapmanız gerekenler belirtilecektir. Sizlerden istenen belgeleri mutlaka karşı kurumun size belirttiği son tarihlere kadar istenilen şekilde doldurup gönderiniz.

Her okulun son tarihi (deadline) farklı olduğu için mutlaka karşı kurumların e-postalarından ya da gideceğiniz okulun WEB sayfasından bu son tarihleri öğrenip o tarihlere kadar sizden istenen evrakların kendilerine ulaşmasını sağlayınız.

***Ankara Devlet Konservatuarı öğrencileri haricindeki tüm öğrencilerimizin bölümlerinden bildirilen son bilgilere göre gerekli değişiklikler yapılarak nominasyon işlemleri gerçekleştirilmiştir. Konservatuvar öğrencileri süreç içerisinde, kendi başvurularını birden fazla okula portfolyolarını hazırlayarak gönderdikleri için, diğer öğrencilerden farklı olarak nomine edilmezler. Konu hakkında Bölüm Erasmus Koordinatörünüzden destek rica edebilirsiniz.

Tüm önemli Erasmus duyuruları sizler için oluşturulmuş e-posta grubundan ve Web Sayfamızın Duyurular kısmında yapılacağından, e-posta grubumuz ile Web sayfamızın takibinin önemini tekrar hatırlatmak isteriz.

Önemli Not: Süreç hakkında Belgeler, Vize-Pasaport İşlemleri ve Bankacılık İşlemleri ile ilgili olarak normalde Oryantasyon Toplantısı yapılırdı. Ancak pandemi kuralları gereği hiçbir şekilde toplantı yapılamayacağı için hazırlamanız gereken belgelerle ilgili olarak e-posta grubundan aktaracağımız görseller ve yönlendirmelerle şimdilik bu süreci yürütmeye çalışacağız. Sizden istenen başvuru belgeleri ile ilgili detaylı bir PowerPoint sunumunu gün içerisinde gruba yolluyor olacağız.

Son olarak hatırlatmak isteriz ki, hepimizin ilk defa deneyimlemekte olduğu bir durumla karşı karşıyayız. Mevcut belirsizlikler nedeniyle Erasmus Hareketliliğini yapabileceğiniz konusu da dahil olmak üzere kesin olarak böyledir diyebileceğimiz herhangi bir bilgi elimizde yok. Bu yüzden şu anda atmakta olduğumuz tüm adımlar tamamen önlem amaçlı olup koşulların normale dönmesi durumunda herhangi bir mağduriyet yaşamamanız içindir.

Erasmus hareketliliği gidene kadar oldukça yoğun bir evrak süreci demektir. Bu süreci sabırla ve online ortamda yürütmemiz gerektiğinden hepinizin gereken özen ve anlayışı göstereceğine inanıyoruz.

Sağlıklı günler dileğiyle,

AB Koordinatörlüğü